Gestiona eficazmente tus correos (versión Gmail)

In Tecnología by Jesús García BlancoLeave a Comment

Muchas veces cuando miramos el correo nos encontramos con un lío de mails promocionales, otros del trabajo, otros de amigos… el caso es que si recibimos alguno realmente importante puede que no lo leamos hasta que ya sea demasiado tarde.

Vamos a ver, rápidamente, unos simples pasos para organizar automáticamente el correo en Gmail y separar el grano de la paja sin mover un dedo.

 

Afortunadamente Gmail ya se ha dado cuenta y ha introducido una opción que aparece automáticamente: las pestañas.

 

pestañas Gmail

 

Los chicos de Google tienen registrados varios remitentes que pertenecen a determinados grupos, como Facebook, Twitter, Groupon… de esta forma te lo separan en sus pestañas correspondientes siempre y cuando consultes el correo dentro de gmail.com y los smarthphones con Android, pero en el resto de dispositivos esta separación no se aplica.

Por eso vamos a trabajar con las “etiquetas”, que en realidad son unas carpetas que se sincronizan con cualquier ordenador, iPhone, iPad, Outlook… Para crear una nueva vamos a la barra izquierda y abajo del todo hay una opción para crear una nueva etiqueta:

etiquetas gmail

Te aparecerá un cuadro preguntándote el nombre y si quieres que esa carpeta esté dentro de otra, por ejemplo que la carpeta trabajo incluya otras como clientes, proveedores, compañeros… De esta forma tenemos una organización mucho más concreta.

etiquetas anidadas

 

Creando filtros

Ahora viene la automatización de la organización. Para ello vamos a echar mano de una herramienta que incluye Gmail llamada filtros. Se puede encontrar en Ajustes > Configuración > Filtros (o pulsando aquí).

configuración gmail

 

En la parte inferior pulsamos “Crear filtro nuevo” y nos aparecerá un cuadro de búsqueda avanzada donde configurar las opciones. En realidad lo que estamos haciendo es concretar los mensajes a los que se le va a aplicar la regla:

búsqueda avanzada gmail

 

Es bastante sencillo: podemos buscar mails con una palabra en la dirección del remitente, en el asunto, en el mensaje, que contenga o no archivos adjuntos o que se trate de un chat. Una vez hayamos definido todas las variables pulsamos en el botón de abajo a la derecha “Crear un filtro con estos criterios de búsqueda >>” para pasar a la siguiente pantalla.

filtro

En mi caso he hecho un filtro para todos los mails que contengan en la dirección del remitente el término “Google”. Ahora puedo seleccionar qué quiero hacer. Si quiero que vaya a una “etiqueta” (carpeta) concreta, la selecciono aquí:

elegir etiqueta

 

Pulsamos “Crear filtro” y ¡listo!, así de sencillo hemos conseguido crear un sistema de organización de mails automático que se sincroniza con las diferentes plataformas que utilicemos. Este es un ejemplo en mi iPhone:

iPhone etiquetas Gmail

 

Notificaciones en iOS

Aunque esta organización es muy eficaz tengo que avisar de que los correos alojados en estas carpetas no aparecerán en las notificaciones del iPhone o del iPad, ya que solo notifican de emails situados en la “carpeta” Recibidos. Lo único que hay que hacer es acceder de vez en cuando a la aplicación Mail y comprobarlo manualmente.